Chào mọi người, hôm nay tôi muốn chia sẻ một chút kinh nghiệm thực tế của mình về cái việc trả lời mail xác nhận bằng tiếng Anh. Nhiều khi nhận được mail tiếng Anh, nhất là mail xác nhận gì đó, mình cũng hơi băn khoăn không biết trả lời sao cho nó ổn đúng không? Tôi cũng từng như vậy, mò mẫm mãi rồi cũng rút ra được vài chiêu cho riêng mình.
Quá trình tôi mày mò và thực hành
Đầu tiên, khi nhận được một cái mail yêu cầu xác nhận, ví dụ như xác nhận tham gia phỏng vấn, xác nhận cuộc hẹn, hay đơn giản là xác nhận đã nhận được thông tin gì đó, tôi sẽ mở mail đó ra, đọc thật kỹ xem người ta xác nhận cái gì, có yêu cầu gì đặc biệt không.
Sau đó, tôi sẽ nghĩ xem mục đích của việc trả lời là gì. Có phải chỉ cần báo là mình nhận được rồi không, hay cần xác nhận lại thông tin gì đó cụ thể. Thường thì mail xác nhận chỉ cần mình phản hồi ngắn gọn là đủ.
Bước tiếp theo là soạn thảo nội dung trả lời. Đây là phần mà nhiều người thấy hơi khó khăn nè. Tôi thì tôi làm theo mấy bước nhỏ sau:
- Mở đầu lịch sự: Thường tôi sẽ bắt đầu bằng một câu cảm ơn ngắn gọn. Ví dụ như “Thank you for your confirmation” hoặc “Thank you for the information.”
- Xác nhận thông tin (nếu cần): Nếu mail gốc có thông tin cụ thể cần mình xác nhận lại, ví dụ như thời gian, địa điểm, thì tôi sẽ nhắc lại. Chẳng hạn: “I would like to confirm my attendance for the interview on [Ngày] at [Giờ].” (Tôi muốn xác nhận sự tham gia của tôi cho buổi phỏng vấn vào [Ngày] lúc [Giờ]). Hoặc đơn giản hơn: “I confirm my availability for the meeting.” (Tôi xác nhận tôi rảnh cho cuộc họp).
- Thể hiện sự mong đợi (tùy trường hợp): Nếu là xác nhận phỏng vấn hay cuộc họp quan trọng, tôi hay thêm câu “I look forward to it” hoặc “Looking forward to meeting you.” (Tôi rất mong chờ điều đó / Rất mong được gặp bạn). Nó tạo cảm giác tích cực hơn.
- Kết thúc đơn giản: Cuối cùng, một lời chào như “Best regards,” hoặc “Sincerely,” rồi ký tên mình là xong.
Một điều nữa tôi cũng khá để ý là cái tiêu đề mail (Subject). Tôi thường sẽ reply ngay trên mail đó, giữ nguyên tiêu đề có chữ “Re:” là được, cho người ta dễ theo dõi. Không cần phải tạo mail mới làm gì cho phức tạp.
Vài ví dụ cụ thể tôi hay dùng
Để mọi người dễ hình dung, tôi chia sẻ vài mẫu câu tôi hay dùng nhất nhé:
Trường hợp 1: Xác nhận đơn giản là đã nhận được thông tin.
Kiểu như người ta gửi tài liệu và muốn biết mình nhận được chưa. Tôi sẽ viết:
“Dear [Tên người gửi],
Thank you for sending the documents. I confirm that I have received them.
Best regards,
[Tên của bạn]”
Hoặc ngắn hơn nữa:
“Hi [Tên người gửi],
Noted with thanks. / Received, thank you.
Regards,
[Tên của bạn]”
Cái “Noted with thanks” này tôi thấy dùng tiện lắm, nhanh gọn lẹ.
Trường hợp 2: Xác nhận tham gia cuộc họp/phỏng vấn.
“Dear [Tên người gửi],
Thank you for the invitation/confirmation.
I would like to confirm my attendance for the [tên sự kiện, ví dụ: interview/meeting] on [Ngày] at [Giờ] at [Địa điểm, nếu có].
I look forward to it.
Sincerely,
[Tên của bạn]”
Nếu mail gốc đã có đủ thông tin rồi, tôi chỉ cần viết đơn giản:
“Dear [Tên người gửi],
Thank you for confirming the details for our meeting.
I confirm my attendance.
Looking forward to it.
Best regards,
[Tên của bạn]”
Lưu ý nhỏ từ kinh nghiệm của tôi
Có mấy cái nhỏ nhỏ này tôi thấy cũng quan trọng khi trả lời mail xác nhận bằng tiếng Anh:
- Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề: Người ta không có nhiều thời gian đọc mail dài đâu. Cứ rõ ràng, xúc tích là được.
- Lịch sự: Luôn dùng từ ngữ tôn trọng, dù là mail ngắn. Mấy chữ “Thank you”, “Please” không bao giờ thừa.
- Kiểm tra lại lỗi chính tả: Trước khi bấm gửi, tôi hay liếc qua một lượt xem có gõ nhầm chữ nào không. Cẩn thận vẫn hơn mà.
- Trả lời sớm: Nếu mail cần xác nhận gấp, tôi cố gắng trả lời sớm nhất có thể. Còn không thì trong vòng 24 tiếng là ổn.
Đó, về cơ bản thì quy trình trả lời mail xác nhận bằng tiếng Anh của tôi là như vậy đó. Ban đầu có thể hơi lóng ngóng, nhưng cứ làm vài lần là quen tay ngay thôi. Quan trọng là mình tự tin và thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Hy vọng những chia sẻ này của tôi có ích cho mọi người nhé!
Đặt lớp học thử miễn phí
Học tiếng Anh 1 kèm 1 với giáo viên nước ngoài
Sau khi tham gia học thử, bạn có cơ hội nhận được bộ quà tặng miễn phí:
✅ Báo cáo đánh giá trình độ tiếng Anh
✅ 24 buổi học phát âm
✅ 30 phim hoạt hình song ngữ
✅ Bộ thẻ học động từ
