Chào mọi người, hôm nay tôi muốn chia sẻ một chút về cái chuyện viết thư nhờ vả bằng tiếng Anh. Hồi đó, tôi cũng từng loay hoay lắm, không biết bắt đầu từ đâu, viết thế nào cho người ta hiểu mà lại còn lịch sự nữa. Cứ nghĩ đơn giản là viết đại vài dòng là xong, ai dè nó cũng có mẹo cả đấy.
Tôi nhớ có lần cần xin một ít tài liệu từ một diễn giả nước ngoài sau buổi hội thảo online. Lúc đó tiếng Anh của tôi cũng tàm tạm thôi, nhưng viết thư thì đúng là một thử thách. Tôi ngồi gõ tới gõ lui, xóa đi viết lại không biết bao nhiêu lần. Ban đầu, tôi viết kiểu rất là… trực tiếp, đọc lại thấy nó hơi bị thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là hơi thô lỗ nữa.
Bắt tay vào việc thôi nào!
Thế là tôi quyết định phải tìm hiểu cho ra ngô ra khoai. Tôi bắt đầu bằng việc xem xét lại mấy cái thư mẫu trên mạng, rồi tự mình phân tích xem cấu trúc của một lá thư nhờ giúp đỡ nó thường như thế nào.
Bước 1: Lên ý tưởng và xác định rõ mình muốn gì.
Đầu tiên, tôi ngồi xuống, gạch đầu dòng ra những điều mình cần. Cụ thể là tôi muốn xin cái gì? Tài liệu nào? Tại sao tôi cần nó? Việc này giúp tôi không bị lan man khi viết.
Bước 2: Chuẩn bị phần mở đầu.
Cái này quan trọng lắm. Mình phải chào hỏi cho nó lịch sự. Tôi thường dùng:
- Dear Mr./Ms. [Last Name], (nếu biết tên cụ thể và muốn trang trọng)
- Dear [First Name], (nếu đã có quen biết hoặc không khí thân mật hơn)
Sau đó, tôi sẽ đi thẳng vào vấn đề là tại sao tôi viết thư này. Ví dụ như: “I am writing to kindly request your assistance with…” hoặc “I am writing to ask if you could possibly help me with…”
Bước 3: Trình bày rõ ràng hoàn cảnh và lý do.
Sau khi nói mục đích, tôi sẽ giải thích thêm một chút. Ví dụ, trong trường hợp xin tài liệu, tôi sẽ nói là tôi rất thích bài nói chuyện của ông/bà ấy, và những tài liệu đó sẽ giúp tôi rất nhiều trong việc học tập/nghiên cứu của mình. Phải cho người ta thấy mình thực sự cần và trân trọng sự giúp đỡ của họ.
Tôi cố gắng dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng mấy câu phức tạp quá làm người đọc khó nắm bắt.
Bước 4: Nêu rõ yêu cầu cụ thể.
Đây là phần chính. Mình muốn họ giúp gì thì phải nói thật rõ ràng. Ví dụ:
- “Could you please send me the presentation slides from yesterday’s webinar?”
- “I would be very grateful if you could provide me with more information about X.”
Nếu có thể, mình nên gợi ý luôn cách họ có thể giúp mình, ví dụ như gửi qua email nào, hoặc nếu có nhiều lựa chọn thì mình thích cái nào hơn. Điều này giúp họ đỡ mất công suy nghĩ.
Bước 5: Bày tỏ sự cảm ơn và kết thư.
Dù họ có giúp được hay không thì mình cũng phải cảm ơn trước. Tôi hay dùng:
- “Thank you for your time and consideration.”
- “I would be very grateful for any help you can provide.”
- “Thank you in advance for your assistance.”
Rồi kết thư thì có mấy kiểu phổ biến:
- Sincerely,
- Best regards,
- Kind regards,
Sau đó là ký tên mình.
Mấy cái lưu ý nhỏ của tôi:
- Luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng: Dùng “please”, “could you”, “would you mind” sẽ làm thư mềm mại hơn.
- Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề: Người ta thường bận, không có nhiều thời gian đọc thư dài dòng đâu.
- Kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp: Cái này cực kỳ quan trọng. Một lá thư nhiều lỗi sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp của mình. Tôi thường đọc đi đọc lại mấy lần, hoặc nhờ bạn bè xem qua giúp.
- Nói rõ mình là ai: Nếu người nhận không biết mình, thì nên giới thiệu ngắn gọn ở đầu thư.
Sau khi áp dụng mấy bước này, cái thư xin tài liệu của tôi hồi đó đã được phản hồi rất tích cực. Diễn giả không chỉ gửi tài liệu mà còn khen thư viết rõ ràng, chuyên nghiệp nữa. Lúc đó tôi thấy vui lắm, vì công sức mình bỏ ra đã có kết quả.
Nói chung, viết thư nhờ giúp đỡ bằng tiếng Anh không khó lắm đâu, chỉ cần mình để ý một chút đến cấu trúc, cách dùng từ và giữ thái độ chân thành, lịch sự là được. Ai cũng có lúc cần nhờ vả mà, nên cứ mạnh dạn lên!
Đặt lớp học thử miễn phí
Học tiếng Anh 1 kèm 1 với giáo viên nước ngoài
Sau khi tham gia học thử, bạn có cơ hội nhận được bộ quà tặng miễn phí:
✅ Báo cáo đánh giá trình độ tiếng Anh
✅ 24 buổi học phát âm
✅ 30 phim hoạt hình song ngữ
✅ Bộ thẻ học động từ
